Sana Klinikum
Offenbach

Verwaltung

Einkauf

Um den Grundsätzen unseres Klinikleitbildes, Patientenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Qualitätsverbesserung und Steigerung der Wirtschaftlichkeit gerecht zu werden, ist es notwendig, dass wir uns den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen stellen. Veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen und die Notwendigkeit von Kosteneinsparungen erfordern den effektiven Umgang mit vorhandenen Ressourcen sowie Flexibilität. Hierzu bedarf es einer Kostentransparenz aller an der Beschaffung beteiligten Ebenen. Die gemeinsame Verantwortung aller Mitarbeiter:innen zur Wirtschaftlichkeit ist die Basis für unsere Stabilität und Weiterentwicklung.

Die Abteilung Einkauf ist für die Gewährleistung der Versorgung des Klinikums mit Investitions-, Ge- und Verbrauchsgütern zuständig. Sie versteht sich als interner Dienstleiter und gliedert sich hierbei in die Aufgabengebiete Medizinischer Sachbedarf, Investitionen, Verwaltungs- und Wirtschaftsbedarf sowie Rechnungsprüfung.

Leiterin Einkauf

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Sylvia Klopottek

Tel.: 069 8405-4054
Fax: 069 8405-4407
E-Mail: Einkauf-SOF@Sana.de

Zuständigkeiten im Einkauf

Das Beschaffungswesen der Klinikum Offenbach GmbH ist dezentral organisiert. Der Bereich Einkauf ist in verschiedene Aufgabengebiete unterteilt. Jeder Einkäufer ist für die in seinem Aufgabenbereich liegenden Güter und Dienstleistungen zuständig. Zu Preisverhandlungen und Auftragserteilungen mit/an Lieferanten sind ausschließlich die hier genannten Beschaffungsbereiche und Personen berechtigt.

Mitarbeiter Einkauf

  • Leiterin Einkauf
    Sylvia Klopottek
    Tel.: 069 8405-4054
    Fax: 069 8405-4407
    E-Mail: Einkauf-SOF@Sana.de
  • Assistentin der Einkaufsleitung
    Ute Schmidt
    Tel.: 069 8405-4054
    Fax: 069 8405-4407
    E-Mail: Einkauf-SOF@Sana.de
  • Einkäufer
    Tim Balzar
    Tel.: 069 8405-4054
    Fax: 069 8405-4407
    E-Mail: Einkauf-SOF@Sana.de
  • Sachbearbeitung, Hotline
    Carola Schell
    Tel.: 069 8405-4054
    Fax: 069 8405-4407
    E-Mail: Einkauf-SOF@Sana.de

Zielsetzung

Die Versorgung der Sana Klinikum Offenbach GmbH mit notwendigen Gütern und Dienstleistungen ist bestmöglich sicher zu stellen.

Alle Beschaffungen erfolgen auf Basis der Entscheidungsgrundlagen anforderungsgerechte Qualität, Preis, Menge und entsprechendem Service unter Berücksichtigung der Gesamtwirtschaftlichkeit von Produkten, u. a. auch bezogen auf die Beeinflussung von Primärprozessen.

Es gelten für alle Abteilungen und Fachbereiche gleiche Qualitätsstandards. Grundsätzlich wird Standardqualität angestrebt; höhere Qualität wird nur in begründeten Ausnahmefällen genehmigt (ca. 5-10 % der Anwendungen).

Darüber hinaus sind weitergehende Kriterien, z. B. gesetzliche Auflagen oder Folgekosten zu berücksichtigen.

Durch eine strategische Herangehensweise sollen Erfolgspotentiale geschaffen werden. Diese gilt es im operativen Handeln zu sichern und anschließend zu realisieren.

Für die Erreichung der Ziele wurden von der Sana Klinikum Offenbach GmbH Beschaffungsgrundsätze definiert. Diese bilden den Handlungsrahmen aller Prozesse innerhalb des Beschaffungswesens, d. h. sie stellen Richtlinien für alle am Beschaffungsprozess Beteiligten dar, welche für die einzelnen Beschaffungsbereiche sowie alle anfordernden Einheiten Gültigkeit haben.

Beschaffungsgrundsätze

Folgende Grundsätze gelten für das Beschaffungswesen der Sana Klinikum Offenbach GmbH:

Wirtschaftlichkeit

Die quantitative und qualitative Versorgung der Sana Klinikum Offenbach GmbH hat nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu erfolgen. Dies bedeutet, dass das Handlungsergebnis in einem angemessenen Aufwand-Nutzen-Verhältnis steht.

Ein wichtiges Instrument hierbei ist die Standardisierung des Artikelsortiments in allen Bereichen der Klinikum Offenbach GmbH, welche eine Sortiments- und Lieferantenstraffung zum Ziel hat.

Bedarfsplanung

Unternehmerische Tätigkeiten bedürfen einer Planung, damit ihre möglichen Auswirkungen überschaubar und ihr zukünftiger Erfolg so weit als möglich erkennbar gemacht werden kann.

Aus diesem Grund haben die Bedarfsstellen ihren Bedarf vorausschauend zu planen, für einen längeren Zeitraum zusammenzufassen und rechtzeitig dem Einkauf zu melden. Bei Neu- bzw. Ersatzinvestitionen sowie einer Artikelumstellung ist der Einkauf bereits in der Planungsphase mit einzubeziehen.

Ein wichtiges Instrument der vorausschauenden Planung ist ein geregelter Ablauf im Fall von Artikelneueinführungen, -änderungen/-ergänzungen seitens der Bedarfsstellen inkl. Bemusterung und Freigabe.

Dokumentation

Zur nachvollziehbaren Gestaltung der Beschaffungsvorgänge sind die einzelnen Schritte lückenlos zu dokumentieren. Um eine ordnungsgemäße und schnelle Abwicklung zu ermöglichen sowie zeitaufwendige Rückfragen zu vermeiden, sind die jeweils aktuellen Formulare von allen am Beschaffungsprozess Beteiligten vollständig auszufüllen.

Information und Kommunikation (intern/extern)

Alle Beschaffungsprozesse erfordern einen gewissenhaften und zügigen Informationsaustausch innerhalb der Sana Klinikum Offenbach GmbH. Alle Bedarfsstellen und Beschaffungsbereiche haben ihre Tätigkeiten so abzustimmen, dass ausreichend Zeit für eine ordnungsgemäße Bearbeitung bleibt und beide über beschaffungsrelevante Sachverhalte in Kenntnis gesetzt sind.

Ein vertrauensvoller und verbindlicher Umgang zwischen allen Mitarbeitern sowie gegenseitige Wertschätzung und Achtung sehen wir darüber hinaus als Selbstverständnis unseres Handelns. Gleiches gilt für unsere Kunden und Partner innerhalb und außerhalb der Sana Klinikum Offenbach GmbH.

Handlungsgrundlagen des Einkaufs

Für eine einheitliche Vergabe von Aufträgen sind gesetzliche Vorschriften wie:

  • Vergabeverordnung (VgV), Verdingungsordnung für Leistungen (VOL), Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB), Verdingungsordnung für freiberufliche Tätigkeiten (VOF)
  • Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Medizinproduktegesetz (MPG)
  • Qualitätsrichtlinien und Verordnungen der EU sowie darauf aufbauende nationale Regelwerke
  • Arzneimittelgesetz
  • betriebliche Vorschriften

in der jeweils aktuellen Fassung einzuhalten.